Conditions Générales de Vente

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent l'ensemble des relations contractuelles entre SIMPLEXITY SPRL (ci-après « Simplexity », « le Prestataire » ou « nous ») et ses clients (ci-après « le Client » ou « vous »).

Simplexity est un cabinet de conseil spécialisé en dynamique humaine qui accompagne les organisations par la formation, le coaching, la facilitation et la conception d'expériences d'apprentissage immersives.

SIMPLEXITY SPRL
Ruelle Benjamin 16
7110 Boussoit, Belgique
jonathan@simplexity.be
www.simplexity.be
N° d'Entreprise : BE0 553 974 225
N° TVA : BE0 553 974 225

1.1. Prestation : Tout service fourni par Simplexity, incluant sans s'y limiter : formations (inter ou intra-entreprises), coaching individuel ou d'équipe, facilitation de séminaires, conception de serious games, évaluations de personnalité, interventions de médiation.

1.2. Mission : Ensemble des Prestations définies dans les Conditions Particulières et exécutées dans le cadre d'un Contrat.

1.3. Conditions Particulières : Document contractuel spécifique (offre commerciale, devis, bon de commande) précisant la nature, le périmètre, les modalités et le prix de la Mission.

1.4. Contrat : Ensemble formé par les Conditions Particulières acceptées et les présentes CGV.

1.5. Livrables : Supports pédagogiques, documents, rapports, créations ou tout autre élément matériel ou immatériel remis au Client dans le cadre de la Mission.

1.6. Participant : Toute personne inscrite ou participant à une Prestation organisée par Simplexity.

2.1. Applicabilité

Les présentes CGV s'appliquent à toute Prestation fournie par Simplexity. Elles prévalent sur toutes conditions d'achat ou documents du Client, sauf stipulation contraire écrite et acceptée par Simplexity.

2.2. Validité de l'offre

Sauf mention contraire, toute offre commerciale émise par Simplexity est valable 30 jours calendrier à compter de sa date d'émission.

2.3. Entrée en vigueur

Le Contrat entre en vigueur dès :

• La réception par Simplexity de l'offre signée par le Client, ET
• Le paiement de l'acompte prévu (si applicable).

2.4. Modification

Toute modification du Contrat doit faire l'objet d'un avenant écrit signé par les deux parties.

3.1. Prix

Sauf mention contraire expresse, tous les prix sont indiqués hors TVA (taux légal belge de 21% applicable).

Les prix comprennent la préparation, l'animation et le suivi standard de la Prestation, ainsi que la fourniture des supports pédagogiques numériques usuels.

3.2. Frais non inclus

Sauf stipulation contraire dans les Conditions Particulières, les prix ne comprennent pas :

• Les frais de déplacement au-delà de 50 km depuis Pont-à-Celles (facturés à 0,45 €/km)
• Les frais d'hébergement et de restauration du Prestataire (sur justificatifs)
• Les licences, outils ou matériels spécifiques demandés par le Client
• Les frais d'impression de supports papier (sur demande)
• Les évaluations de personnalité externes (ex : profils PCM) facturées au tarif éditeur

3.3. Révision des prix

En cas de renouvellement ou de Mission récurrente, Simplexity se réserve le droit d'ajuster ses tarifs en fonction de l'évolution de ses barèmes, moyennant un préavis de 60 jours.

4.1. Échéancier standard

Sauf modalités spécifiques prévues aux Conditions Particulières, le paiement s'effectue comme suit :

• 30% à la signature du Contrat (acompte non remboursable)
• 70% à la clôture de la Mission ou à la dernière intervention

4.2. Délai de paiement

Toutes les factures sont payables sous 10 jours calendrier à compter de leur date d'émission, par virement bancaire au siège social de Simplexity.

4.3. Retard de paiement

En cas de retard, les sommes dues portent de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• Un intérêt de retard de 10% par an
• Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de minimum 25 €, plus une clause pénale calculée comme suit :
  • 15% si le montant impayé est inférieur à 4 000 €
  • 10% si le montant impayé est entre 4 001 € et 12 500 €
  • 7,5% si le montant impayé dépasse 12 500 €

4.4. Suspension et résiliation

Le défaut de paiement à échéance confère à Simplexity le droit de :

• Suspendre toute Prestation en cours
• Résilier le Contrat de plein droit, sans préjudice de dommages et intérêts
• Rendre immédiatement exigibles toutes autres sommes dues, même non échues

5.1. Annulation par le Client

Toute annulation doit être notifiée par écrit (email accepté). Les conditions suivantes s'appliquent :

L'acompte versé reste acquis à Simplexity dans tous les cas.

5.2. Report

Le Client peut demander un report gratuit de la date d'intervention, sous réserve des disponibilités de Simplexity. Au-delà d'un premier report, les conditions d'annulation de l'article 5.1 s'appliquent.

5.3. Annulation par Simplexity

Simplexity peut annuler une Prestation en cas de :

• Nombre insuffisant de Participants (formations inter-entreprises)
• Empêchement majeur (maladie, accident)
• Non-respect par le Client de ses obligations contractuelles

Dans ce cas, Simplexity proposera une solution alternative (report, formateur de remplacement) ou remboursera intégralement les sommes versées, sans autre indemnité.

5.4. Force majeure

En cas d'événement de force majeure (catastrophe naturelle, épidémie, grève générale, guerre, décision gouvernementale empêchant la tenue de l'événement), le Contrat est suspendu sans pénalité pour aucune des parties. Si la situation perdure au-delà de 60 jours, chaque partie pourra résilier le Contrat sans indemnité.

6.1. Informations et moyens

Le Client s'engage à :

• Fournir toutes les informations nécessaires à la bonne exécution de la Mission (objectifs, contexte, contraintes)
• Communiquer la liste définitive des Participants au moins 7 jours calendrier avant l'intervention
• Mettre à disposition un lieu adapté, propre et conforme aux normes de sécurité
• Fournir le matériel technique nécessaire : vidéoprojecteur, paperboard, connexion Internet (sauf accord contraire)

6.2. Nombre de Participants

En cas de dépassement du nombre maximal de Participants prévu aux Conditions Particulières, Simplexity se réserve le droit de :

• Refuser les Participants supplémentaires, OU
• Facturer un supplément au tarif unitaire convenu

6.3. Comportement

Le Client veille au respect par les Participants des règles de bienséance et de sécurité. Simplexity se réserve le droit d'exclure tout Participant au comportement inapproprié, sans remboursement.

7.1. Nature de l'obligation

Simplexity est tenue d'une obligation de moyens et non de résultat. Elle s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour atteindre les objectifs définis dans les Conditions Particulières.

Les résultats individuels (progression des Participants, changements comportementaux, performance organisationnelle) dépendent de facteurs multiples et ne peuvent être garantis.

7.2. Qualité des Prestations

Simplexity garantit que :

• Ses formateurs et intervenants disposent des qualifications et certifications appropriées
• Les méthodologies employées sont conformes aux standards professionnels reconnus
• Les Prestations sont exécutées avec professionnalisme et diligence

7.3. Assurance

Simplexity dispose d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle couvrant les dommages éventuels causés dans le cadre de ses activités.

7.4. Limitation de responsabilité

Simplexity n'est responsable qu'en cas de faute lourde ou de dol ayant causé un dommage direct et certain au Client.

En aucun cas Simplexity ne pourra être tenue responsable :

• Des dommages indirects, immatériels ou consécutifs (perte d'exploitation, manque à gagner, perte de données, atteinte à l'image)
• De l'utilisation des enseignements ou Livrables par le Client
• Des actes ou omissions des Participants
• Des prestations fournies par des tiers (lieux, traiteurs, prestataires techniques)

En tout état de cause, la responsabilité globale de Simplexity est plafonnée au montant total facturé pour la Mission concernée.

8.1. Titularité

Simplexity est et demeure titulaire de l'intégralité des droits de propriété intellectuelle sur :

• Ses méthodologies, frameworks propriétaires et savoir-faire (notamment le framework ECHO, Mission Titan, etc.)
• Les contenus de formation, supports pédagogiques, outils et jeux créés
• Sa marque, son logo et son identité visuelle
• Ses sites web et contenus en ligne

8.2. Licence d'utilisation accordée au Client

Simplexity concède au Client, qui l'accepte, une licence non exclusive, non transférable et non sous-licenciable d'utilisation des Livrables, limitée aux conditions suivantes :

• Usage : Strictement interne, pour les besoins propres du Client et de ses collaborateurs
• Durée : Pendant la durée de protection légale des droits, sauf résiliation du Contrat pour non-paiement
• Territoire : Mondial
• Interdictions : Le Client ne peut reproduire, modifier, adapter, commercialiser, prêter, louer, distribuer ou exploiter les Livrables à des fins externes ou commerciales sans autorisation écrite préalable de Simplexity

8.3. Apports du Client

Le Client garantit être titulaire ou avoir obtenu toutes les autorisations nécessaires sur les contenus, documents et informations qu'il fournit à Simplexity (« Apports »).

Le Client concède à Simplexity une licence d'utilisation des Apports limitée à l'exécution du Contrat.

8.4. Droit de référence

Sauf opposition écrite du Client, Simplexity peut :

• Mentionner le nom et logo du Client dans ses références commerciales
• Décrire la nature générale de la Mission réalisée (sans divulguer d'informations confidentielles)
• Réaliser un communiqué conjoint avec le Client après la Mission

8.5. Création dérivée

Simplexity conserve le droit de réutiliser les concepts généraux, méthodologies et approches développées dans le cadre d'une Mission pour d'autres clients, à condition de ne pas divulguer d'informations confidentielles spécifiques au Client.

8.6. Sanctions

Toute utilisation non autorisée des droits de propriété intellectuelle de Simplexity entraînera l'application des sanctions prévues à l'article 4.4, sans préjudice de dommages et intérêts.

9.1. Réciprocité

Chaque partie s'engage à traiter comme strictement confidentielles toutes les informations de nature stratégique, commerciale, technique, financière ou organisationnelle de l'autre partie, dont elle aurait connaissance dans le cadre du Contrat.

9.2. Exceptions

Ne sont pas considérées comme confidentielles les informations :

• Déjà publiques au moment de leur communication
• Rendues publiques sans violation du présent article
• Déjà connues de la partie réceptrice avant la communication
• Obtenues légitimement auprès d'un tiers

9.3. Durée

L'obligation de confidentialité demeure en vigueur pendant toute la durée du Contrat et 3 ans après sa cessation, quelle qu'en soit la cause.

9.4. Sanctions

Tout manquement à l'obligation de confidentialité confère à la partie lésée le droit de résilier le Contrat de plein droit et de réclamer des dommages et intérêts.

10.1. Responsabilité des traitements

Dans le cadre des Prestations, Simplexity et le Client peuvent être amenés à traiter des données à caractère personnel :

• Simplexity agit en qualité de responsable de traitement pour les données collectées directement auprès des Participants (nom, prénom, email, résultats d'évaluations de personnalité)
• Le Client agit en qualité de responsable de traitement pour les données de ses collaborateurs qu'il transmet à Simplexity

10.2. Finalités et bases légales

Simplexity traite les données personnelles aux seules fins suivantes :

• Exécution du Contrat (inscription, animation, suivi des Prestations)
• Envoi des rapports d'évaluation individuels (avec consentement)
• Communication administrative liée à la Mission

Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b du RGPD) et consentement (art. 6.1.a).

10.3. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à l'exécution des Prestations, puis archivées pour une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la Mission (obligations comptables et légales).

Les profils de personnalité sont conservés aussi longtemps que le Participant en bénéficie, sauf demande de suppression.

10.4. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, toute personne dispose des droits suivants :

• Droit d'accès, de rectification et d'effacement des données
• Droit à la limitation du traitement
• Droit d'opposition au traitement
• Droit à la portabilité des données
• Droit de retirer son consentement à tout moment
• Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle (APD en Belgique)

Ces droits peuvent être exercés en écrivant à : jonathan@simplexity.be

10.5. Sécurité

Simplexity met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

11.1. Interdiction

Pendant la durée du Contrat et pendant 12 mois après sa cessation, le Client s'interdit de :

• Solliciter, recruter ou employer directement ou indirectement tout collaborateur, formateur, coach ou sous-traitant de Simplexity ayant participé à la Mission
• Inciter ces personnes à rompre ou modifier leurs relations contractuelles avec Simplexity

11.2. Indemnité

En cas de violation de cette clause, le Client versera à Simplexity une indemnité forfaitaire égale à 12 mois de rémunération brute de la personne sollicitée, sans préjudice de dommages et intérêts complémentaires.

11.3. Exception

Cette clause ne s'applique pas aux candidatures spontanées ou aux recrutements effectués par un cabinet de recrutement externe au Client, sans intervention directe de celui-ci.

12.1. Caractère personnel

Le Contrat est conclu intuitu personae. En cas d'empêchement d'un intervenant de Simplexity (maladie, accident), Simplexity s'efforcera de proposer un remplaçant de compétence équivalente. Le Client peut refuser ce remplacement, auquel cas l'article 5.2 s'applique.

12.2. Sous-traitance

Simplexity peut faire appel à des sous-traitants (formateurs, coachs, créatifs) pour l'exécution de tout ou partie de la Mission. Simplexity demeure seule responsable vis-à-vis du Client de la bonne exécution du Contrat.

Les sous-traitants sont soumis aux mêmes obligations de confidentialité et de qualité que Simplexity.

13.1. Intégralité du Contrat

Le Contrat (Conditions Particulières + CGV) constitue l'intégralité de l'accord entre les parties et annule et remplace tout accord, négociation ou document antérieur.

13.2. Divisibilité

Si une clause du Contrat est déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses demeurent en vigueur. Les parties s'efforceront de remplacer la clause concernée par une disposition valide d'effet équivalent.

13.3. Renonciation

Le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'autre partie à l'une de ses obligations ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir ultérieurement de ce manquement.

13.4. Cession

Le Client ne peut céder le Contrat sans l'accord écrit préalable de Simplexity. Simplexity peut librement céder le Contrat à toute entité lui succédant.

13.5. Notifications

Toute notification au titre du Contrat doit être effectuée par écrit (lettre recommandée ou email avec accusé de réception) aux coordonnées suivantes :

• Simplexity : jonathan@simplexity.be
• Client : Coordonnées indiquées dans les Conditions Particulières

14.1. Droit applicable

Le Contrat est régi par le droit belge, à l'exclusion de toute autre législation.

14.2. Règlement des litiges

En cas de difficulté d'interprétation ou d'exécution du Contrat, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action en justice.

Si aucun accord amiable n'est trouvé dans un délai de 30 jours suivant la notification du litige, celui-ci sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Tournai (Belgique).

14.3. Médiation préalable (facultatif)

Avant toute action judiciaire, les parties peuvent convenir de recourir à une médiation conventionnelle, conformément aux dispositions légales belges en matière de médiation.